Manajemen
Hubungan Bisnis dan Manajemen Keuangan Untuk Layanan TI
Latar
Belakang
Manajemen
adalah suatu kegiatan managing yang artinya mengelola atau mengatur suatu
kegiatan untuk mencapai tujuan. Pada dasarnya manusia itu tidak lepas dari
kegiatan manajemen dalam kesehariannya atau dalam kehidupannya, ia selalu
melakukan pengelolaan waktunya atau dirinya, keluarganya untuk memenuhi
kebutuhan atau tujuan yang diinginkan.
Manajemen
dibutuhkan oleh semua organisasi, karena manajemen akan memberikan kemudahan
dalam pencapaian tujuan, dapat menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang
saling bertentangan dan dapat mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Namun
apabila tanpa manajemen semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan
lebih sulit.
1.
Ruang Lingkup
Manajemen
hubungan bisnis terdiri dari pengetahuan, keterampilan, dan perilaku
(kompetensi) yang membina hubungan yang produktif antara organisasi jasa
(misalnya Sumber Daya Manusia, Teknologi Informasi, Departemen Keuangan, atau
Penyedia Eksternal) dan mitra bisnis mereka.
Business
Relation Management berbeda dengan manajemen hubungan perusahaan dan manajemen
hubungan pelanggan meskipun berkaitan. BRM adalah ruang lingkup yang lebih
besar daripada penghubungan yang sejalan kepentingan bisnis dengan TI
penyerahan.
Ruang
lingkup manajemen hubungan bisnis berfokus pada penyelarasan pelanggan dengan
tujuan kegiatan penyedia layanan TI, yaitu semua interaksi bahwa penyedia
layanan memiliki pelanggan.
2.
Maksud dan Tujuan
·
Pengertian
Manajemen Hubungan
Bisnis atau Business Relation Management adalah pendekatan formal untuk
pemahaman, mendefinisikan, dan mendukung kegiatan antar usaha yang terkait
dengan jaringan bisnis.
·
Tujuan
Tujuan dari manajemen
hubungan bisnis adalah untuk memahami kebutuhan
pelanggan bisnis dan untuk memberikan layanan yang memenuhi kebutuhan tersebut.
Selain itu, BRM juga memiliki tujuan untuk menyediakan model lengkap hubungan
bisnis dan nilai mereka dari waktu ke waktu, untuk membuat berbagai aspek mereka
baik eksplisit dan terukur.
3.
Prinsip Umum
Prinsip umum Business Relationship Management terbagi menjadi
5 bagian yaitu :
·
Dasar BRM
Penyebaran BRM
didasarkan pada argumen bahwa kedua penyedia layanan dan pelanggan akan
mendapatkan manfaat dari hubungan yang berusaha untuk menyelaraskan kegiatan
penyedia layanan dengan mengembangkan kebutuhan bisnis pelanggan dan
meningkatkan pemahaman pelanggan persembahan penyedia layanan dan nilai mereka
untuk bisnis pelanggan.
·
Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan
merupakan perhatian utama bagi BRM karena begitu untuk banyak proses Manajemen
Pelayanan lainnya. Fokus untuk BRM akan di desain dan penyediaan layanan yang
menambah nilai nyata bagi pelanggan dengan biaya yang wajar baik dalam hubungan
dengan nilai jasa menyampaikan dan biaya layanan serupa dari pesaing.
·
Portofolio Pelanggan
Agar efektif, BRM harus
menjaga informasi yang up-to-date pada pelanggan. Penyedia layanan membutuhkan
informasi yang solid pada pengguna layanan dan bagaimana bisnis pelanggan
tergantung pada layanan yang mereka terima. Pengetahuan tentang strategi dan
rencana bisnis pelanggan memungkinkan BRM untuk memposisikan diri, dalam hal
sumber daya dan kemampuan LNB, untuk menghadapi perubahan permintaan pelanggan.
BRM harus mengumpulkan dan memelihara semua informasi ini dalam portofolio
pelanggan, informasi dasar yang logis berisi informasi pelanggan yang cukup
untuk memberikan BRM yang efektif.
·
Portofolio Perjanjian Pelanggan
Bagian dari informasi
yang dibutuhkan pelanggan menyangkut perjanjian antara penyedia layanan dan
pelanggan. Ini adalah sumber utama informasi yang dibutuhkan oleh BRM dan dapat
dianggap logis sebagai komponen dari Portofolio pelanggan. Dalam prakteknya,
bagaimanapun, yang terbaik adalah dikelola oleh manajemen tingkat layanan, yang
membawa tanggung jawab untuk negosiasi dan menjaga Persetujuan Tingkat Layanan
untuk memastikan bahwa semua kontrak pelanggan dan perjanjian lainnya yang
dikelola secara terpusat dalam rangka untuk memastikan bahwa penyedia layanan
tidak melakukan komitmen itu tidak dapat memenuhi . Untuk penyedia layanan
internal perjanjian akan non-kontrak, sedangkan untuk penyedia layanan
eksternal perjanjian akan kontrak. Tergantung pada sifat dan skala penyedia
layanan.
4.
Peran
Sebagai
peran organisasi, BRM adalah hubungan antara penyedia layanan dan bisnis. Peran
bertindak sebagai penghubungn, orchestra, dan navigator antara penyedia layanan
dan satu atau unit bisnis yang lebih.
Peran
Business Relationship Management telah diperkenalkan di ITIL 2011 untuk
melakukan kegiatan dalam proses Business Relationship Management.
5.
Kegiatan Utama
Kegiatan
utama BRM yaitu :
· Memahami pelanggan dan tujuan bisnisnya
dan bagaimana ini diterjemahkan ke dalam persyaratan
· Membantu pelanggan merumuskan
persyaratan untuk layanan baru dan mengembangkan kasus bisnis pelanggan untuk
investasi di dalamnya
·
Mengidentifikasi perubahan yang dapat
mempengaruhi penggunaan atau persyaratan layanan pelanggan.
·
Mengidentifikasi perkembangan teknologi
dan hal-hal terkait yang dapat memberikan peluang untuk layanan yang lebih baik
atau biaya yang lebih rendah bagi pelanggan
6.
Hubungan Dengan Proses Manajemen Layanan
Lainnya
Pentingnya untuk BRM portofolio
pelanggan dan portofolio perjanjian pelanggan dibahas sebelumnya dalam bab ini.
Selain ini, BRM memanfaatkan berikut:
·
Portofolio
layanan IT : ini digunakan oleh BRM untuk merekam informasi tentang kesempatan
baru bagi pelanggan BRM, sebagai sumber informasi tion untuk membantu BRM
mengevaluasi layanan baru atau diubah dan untuk melacak kemajuan dan status
perkembangan layanan bagi pelanggan.
·
Portofolio
Proyek: ini memberikan informasi lebih detail tentang status proyek
direncanakan atau sedang berlangsung sehubungan dengan layanan baru atau diubah
untuk pelanggan.
·
Portofolio
Aplikasi: ini memberikan informasi tentang ada applications IT, fungsi yang
mereka berikan, orang-orang yang mengembangkan mereka dan orang-orang yang
mendukung dan mengelolanya.
Manajemen
Keuangan Untuk Layanan TI
1.
Ruang
Lingkup
Manajemen keuangan adalah suatu
kegiatan perencanaan, penganggaran, pemeriksaan, pengelolaan, pengendalian,
pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh suatu organisasi atau
perusahaan.
Seorang manajer keuangan dalam suatu
perusahaan harus mengetahui bagaimana mengelola segala unsur dan segi keuangan,
hal ini wajib dilakukan karena keuangan merupakan salah satu fungsi penting
dalam mencapai tujuan perusahaan.
Unsur manajemen keuangan harus
diketahui oleh seorang manajer. Misalkan saja seorang manajer keuangan tidak
mengetahui apa-apa saja yang menjadi unsur-unsur manajemen keuangan, maka akan
muncul kesulitan dalam menjalankan suatu perusahaan tersebut.
Sebab itu, seorang manajer keuangan
harus mampu mengetahui segala aktivitas manajemen keuangan, khususnya
penganalisisan sumber dana dan penggunaan-nya untuk merealisasikan keuntungan
maksimum bagi perusahaan tersebut. Seorang manajer keuangan harus memahami arus
peredaran uang baik eksternal maupun internal.
2.
Maksud
Dan Tujuan
Financial Technology atau lebih dikenal dengan istilah
Fintech, Menurut National Digital Research Centre, Fintech adalah “innovation
in financial services” atau “inovasi dalam layanan keuangan”. Karena
dengan adanya layanan Fintech masyarakat dapat lebih mudah untuk mengakses
produk-produk keuangan, mempermudah dalam melakukan transaksi, dan juga
meningkatkan literasi keuangan.
Fungsi manajemen keuangan terkait
erat dengan aktivitas manajemen keuangan, yaitu : Aktivitas penggunaan dana,
yaitu aktivitas untuk menginvestasikan dana pada berbagai aktiva; Aktivitas
perolehan dana, yaitu aktivitas untuk mendapatkan sumber dana, baik dari sumber
dana internal maupun sumber dana eksternal perusahaan; dan Aktivitas
pengelolaan aktiva, yaitu setelah dana diperoleh dan dialokasikan dalam bentuk
aktiva, dana harus dikelola seefisien mungkin.
Dengan demikian secara singkat
Fungsi Manajemen Keuangan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1.
Perencanaan Keuangan. Membuat
rencana pemasukan dan pengeluaraan serta kegiatan-kegiatan lainnya untuk
periode tertentu.
2.
Penganggaran Keuangan. Tindak lanjut
dari perencanaan keuangan dengan membuat detail pengeluaran dan pemasukan.
3.
Pengelolaan Keuangan. Menggunakan
dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan berbagai cara.
4.
Pencarian Keuangan. Mencari dan
mengeksploitasi sumber dana yang ada untuk operasional kegiatan perusahaan.
5.
Penyimpanan Keuangan. Mengumpulkan
dana perusahaan serta menyimpan dana tersebut dengan aman.
6.
Pengendalian Keuangan. Melakukan
evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan pada perusahaan.
7.
Pemeriksaan Keuangan. Melakukan
audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar tidak terjadi
penyimpangan.
Dari ulasan diatas, dapat disimpulkan
bahwa fungsi utama dari manajemen keuangan adalah sebagai :
1.
Investment Decision. Keputusan
terhadap aktiva apa yang akan dikelola perusahaan.
2. Financing Decision. Keputusan
berkaitan dengan penetapan sumber dana yang diperlukan dan penetapan
perimbangan pembelanjaan yang terbaik (struktur modal yang optimal).
3. Assets Management Decision.
Keputusan berkaitan penggunaan dan pengelolaan aktiva (kata bijak: lebih mudah
membangun daripada mengelola).
3.
Aktivitas
dan Konsep
·
Budgeting
Hal
ini penting untuk merencanakan ke depan untuk memastikan bahwa rencana bisnis
sesuai dengan uang yang tersedia. Produk dari perencanaan ini adalah rencana
keuangan atau anggaran yang diharapkan meliputi pengeluaran dan pendapatan
untuk jangka waktu tertentu, biasanya satu tahun (keuangan). Pengeluaran dan
pendapatan akan dibagi ke dalam kategori untuk memfasilitasi keuangan
perencanaan, pengelolaan dan pengendalian
·
Accounting
Proses dalam akuntansi TI memungkinkan penyedia layanan TI
memperhitungkan pengeluaran dan pendapatan, memberikan rincian tentang
bagaimana biaya dan pendapatan dibagi antara pelanggan, layanan dan aktivitas.
Analisis ini membantu menentukan efektivitas biaya layanan untuk membuat
keputusan yang tepat mengenai hal tersebut. Informasi yang dikumpulkan melalui
proses akuntansi menyediakan pemantauan anggaran dengan data pengeluaran dan
pendapatan, yang akan digunakan untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian
keuangan dan untuk menentukan apakah tindakan diperlukan untuk memperbaiki
variasi yang signifikan dari anggaran.
·
Charging
Keputusan untuk pembebanan adalah keputusan strategis yang
harus diambil dengan hati-hati. Pembebanan tidak hanya meningkatkan biaya
operasional penyedia layanan TI, namun juga meningkatkan akuntabilitas, paparan
dan transparansi. Pelanggan dapat membandingkan apa yang mereka dapatkan dari
TI dengan apa yang harus mereka bayar, dan mereka dapat lebih
mudah membandingkan penyedia TI rumahan dengan alternatif.
·
Business Case
Semua organisasi perlu melakukan investasi dengan bijak dan
peran penting manajemen keuangan adalah mengevaluasi usulan investasi untuk
menentukan apakah produk tersebut bermanfaat. Manajemen keuangan yang baik akan
mewajibkan semua proposal investasi untuk memasukkan kasus yang jelas untuk
melakukan investasi. Kasus ini biasanya mengambil bentuk kasus bisnis.
4.
Hubungan
Dengan Proses Manajemen Layanan Lainnya
Manajemen keuangan untuk layanan TI
sangat penting bagi manajemen layanan TI, dan memiliki hubungan dengan banyak
disiplin manajemen layanan lainnya. Interaksi kunci adalah dengan manajemen
tingkat layanan, manajemen portofolio layanan, kapasitas pengelolaan dan
pengelolaan aset dan manajemen konfigurasi.
·
Service Level Management
Manajemen tingkat layanan (SLM) perlu bekerja sama dengan
manajemen keuangan Sehubungan dengan biaya tingkat layanan yang diusulkan yang
dipersyaratkan untuk memenuhi Kebutuhan bisnis organisasi saat ini dan yang
direncanakan.
·
Service Portofolio Management
Manajemen keuangan berkaitan dengan pengembangan kasus
bisnis, penilaian peluang investasi, evaluasi opsi layanan yang berbeda,
evaluasi risiko keuangan dan penentuan nilai layanan. Semua ini adalah pusat
Untuk keputusan tentang apa yang harus disertakan dalam portofolio layanan atau
dihapus dari itu. Manajemen keuangan dapat memberikan kontribusi pada keputusan
tentang bagaimana cara terbaik untuk menyediakan layanan yang diberikan, apakah
ini harus melalui penyedia layanan TI in-house atau penyedia pihak ketiga.
Manajemen keuangan juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dana tersedia
untuk mendukung penyampaian portofolio layanan dan untuk memastikan alokasi
anggaran sesuai dengannya.
·
Capacity Management
Ketersediaan dan manajemen kapasitas berkaitan dengan
biaya-efektif Penyampaian layanan, dan pengelolaan keuangan dapat membantu
dengan menyediakan informasi biaya untuk memungkinkan penilaian dampak
finansial tingkat kapasitas dan ketersediaan yang diinginkan. Proposal untuk
berinvestasi dalam kapasitas baru atau dalam peningkatan ketahanan dapat
dinilai oleh manajemen keuangan sebelum tindakan diambil untuk membeli. Bila
pengisian sudah dilakukan, manajemen kapasitas akan dapat memberikan informasi
tentang penggunaan sumber daya yang akan membantu manajemen keuangan menentukan
biaya.
·
Service Asset and Configuration
Management
Manajemen aset dan konfigurasi layanan mengelola dan
mengelola database manajemen konfigurasi (CMDB), yang menyimpan informasi
keuangan dan informasi lainnya mengenai aset yang dibutuhkan oleh manajemen
keuangan untuk berbagai kegunaan. Misalnya, dari CMDB, dimungkinkan untuk
mengidentifikasi semua komponen yang dibutuhkan untuk memberikan layanan
tertentu dan informasi ini digunakan oleh manajemen keuangan untuk menentukan
keseluruhan biaya layanan. CMDB juga menyimpan informasi mengenai aset, seperti
tanggal penggantian peralatan dan tanggal terminasi / perpanjangan lisensi,
yang dapat digunakan dalam pengembangan anggaran dan perencanaan keuangan
jangka panjang.
·
Business Relationship Management
BRM membantu manajemen keuangan untuk layanan TI untuk
memahami bagaimana pelanggan menilai nilai yang mereka dapatkan dari layanan TI
dan apa yang mereka siap bayar untuk mereka. BRM membantu pelanggan memahami
kebijakan keuangan, biaya, risiko dan masalah lainnya dari penyedia layanan TI,
dan menjelaskan bagaimana biaya penyedia layanan diterjemahkan ke dalam tagihan
pelanggan. Secara kritis, BRM dapat membantu pelanggan memahami implikasi
finansial dari keputusan perencanaan jangka panjang.
Sumber
